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Nos Services Archivage Numerique
| Archivage Numerique |
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Il vous permet de gérer et de conserver vos documents tout en restant en conformité avec les obligations légales de leur traçabilité et de leur conservation.
QUI EST CONCERNE ?
Les administrations, les hôpitaux, les banques les petites et moyennes entreprises, les TPE et aussi les particuliers. ORDOPAPIERS propose une numérisation précise des documents papiers/photos et diapos. Fini le décollage laborieux des photos collées et empilées voire abimées par l’humidité, fini les papiers mouillés à faire sécher après le mauvais temps. Pour prévenir ces risques ORDOPAPIERS travaille pour vous et s’investit continuellement. Nous numérisons vos documents jusqu’à les mettre dans votre sac à main sur support électronique de votre choix, après ça plus d’inquiétude « pas pè la pli, pas pè difé et pas pè la tè tremblé ! » Le concept de la numérisation Le principe est l’action de transformer une image, un document en fichier informatique. Le papier est un support qui s’altère. La dématérialisation des documents permet de conserver la mémoire de l’entreprise, mais également de favoriser le service aux utilisateurs en facilitant l’accès à l’information. L’analyse de l’ensemble des composants à numériser –numérisation d’archives, numérisation de courrier, numérisation de documents grand format…- permettra de formaliser les moyens à mettre en œuvre, tant au niveau informatique que du choix des ressources matérielles. Nos scanners nous permettent de numériser des documents tels que : - imprimés recto/verso, - dossiers d’études, - contrats, plans, - documentations et même vos livres ou documents reliés.
Elle comporte les opérations suivantes :
la retouche éventuelle : nettoyage de l'image, recadrage, redressage... les traitements optionnels : reconnaissance de caractères, vectorisation pour les plans ; l’indexation : identification du document, soit par le nom du fichier dans Windows Explorer, soit par des caractéristiques plus complètes au sein d’un fichier Excel dédié, ou au sein d'un fichier PDF l’archivage sur un support informatique de votre choix : CD, DVD, clé USB, disque dur. Cette solution vous apporte de réels gains de place et de manutention pour un coût amortissable en seulement quelques mois. Recherche d’information : Afin de vous permettre des recherches très rapides nous indexons chaque document ou dossier. Pour cela, nous enregistrons mécaniquement ou par saisie opérateur un ou plusieurs critères d’identification du document (par exemple : titre, référence, date…). Cette table d’indexation vous permettra par exemple de vérifier par tri ou comptage la présence de tous vos documents. Vos informations : Livrées sous support électronique de votre choix, cette solution vous assure une complète autonomie. En transférant sur le disque dur de votre ordinateur les données pour plus de confort d’utilisation, le support électronique assure la fonction de sauvegarde. Nous pouvons assurer le stockage de vos originaux papiers en lieu protégé. En quelques clics visualiser le document sur votre écran, sans vous déplacer de votre bureau. Imprimez une copie, faxer ou transmettre par e-mail votre document instantanément. Confidentialité, sécurité, accessibilité, diffusion et destruction En adoptant l'archivage électronique de vos documents, vous êtes assurés de :
Avertissement Décideurs de TPE, l’importance de l’enjeu de l'archivage électronique est tel qu'il va se généraliser dans toutes les entreprises, y compris dans celles qui sont convaincues de ne pas être concernées par ce phénomène.
ORDO-MICILE Nous pouvons si vous le souhaitez réaliser la numérisation de vos archives dans vos propres locaux, c'est :
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